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Wie richte ich ein neues Event ein?

Um ein Digitales Event einzurichten müssen folgende Fragen geklärt werden:

  1. Domain
  2. Hintergrund
  3. Eventlogo
  4. Sprache der Plattform
  5. Gäste
  6. Zeitplan

  1. Domain

Um ein Event zu besuchen wird eine eindeutige Domain verwendet. Diese Domain wird mit der Endung “.onevents.cloud” versehen. 

Beispiel: meintestevent.onevents.cloud

Diese Domain kann frei gewählt werden, solange sie noch nicht im System vergeben ist. 

  1. Hintergrund

Für die allgemeinen Bereiche des online Events wird ein allgemeiner Hintergrund gesetzt. Dieser wird bei Seiten wie Registrierung, Login oder Passwort zurücksetzen verwendet. 

Für die Hintergrunddatei wird ein Bild (.jpg oder .png) mit einer Größe von min. 1000×1000 Pixel und max. 2000 x 2000 Pixel benötigt. Die Datei darf eine Größe von 2MB nicht überschreiten. 

  1. Eventlogo

Das Eventlogo wird in allgemeinen Bereichen verwendet. Es wird bei E-Mails vom System als Headerlogo verwendet und bei Seiten wie Login und Registrierung angezeigt. 

Für das Eventlogo wird ein Bild (.jpg oder .png) mit einer Größe von max. 500 Pixel breite benötigt. Die Datei darf eine Größe von 2MB nicht überschreiten. 

  1. Sprache der Plattform

Es kann eine Standardsprache für die Plattform festgelegt werden. Die Auswahl ist hier zwischen Deutsch und Englisch. Je nach Auswahl werden Buttons, Menüpunkte,.. in der jeweiligen Standardsprache angezeigt. 

  1. Anzahl Gäste

Für die Kalkulation ist es wichtig die erwartete Gästeanzahl zu kennen um gegebenenfalls höhere Serverkapazitäten bereitzustellen. Wichtig für die Berechnung der Serverleistung ist die erwartete Anzahl der Gäste und die Anzahl der gleichzeitigen Zugriffe. 

  1. Zeitplan

Ab wann soll die Plattform online sein?

Der Zeitpunkt ab wann die Plattform für Gäste verfügbar sein soll ist sehr wichtig. Das erste Mail, dass von der Plattform an die Gäste geschickt wird, ist meist ein Reminder oder ein “Safe the Date” E-Mail. Hier ist es wichtig dass die Grundfunktionen der Plattform schon eingerichtet sind. Ein Zeitplan wann welche Funktionen verfügbar sein sollen ist für die Einrichtung und das Angebot hilfreich.

Wann werden welche Mails verschickt?

Die ONevents Plattform verfügt über ein integriertes Mailing-Tool. Damit ist es möglich Massenmails an die registrierten Gäste zu schicken. Ein Regieplan solcher Mailings ist sehr hilfreich um die Gäste optimal über das Event zu informieren. “Safe-the-Date”, Einladungen, Reminder; um alles in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt abzusenden ist ein Regieplan sinnvoll. Plant man den Inhalt der E-Mails vorab mit Betreff, E-Mail-Text und Anhang – gibt das einen guten Überblick und erleichtert die Eventplanung enorm.   

Ab wann kommen das erste mal Gäste auf die Plattform?

Oft ist das erste E-Mail oder die Registrierung der Gäste zum Event der erste Kontakt mit der Plattform. Hier kann und sollte man dem Gast schon etwas zeigen. Ob es Informationen zum Event, ein Spiel oder auch einfach nur das Programm ist, kann frei entschieden werden. Wichtig ist zu wissen wann die Gäste sich das erste mal in die Plattform einloggen und was dann gezeigt werden soll.

Event einrichten im Detail

Als erstes wird im Space unter Events mit dem Button „Neues Event erstellen“ die Maske für die Erstellung eines neuen Events geöffnet. Hier werden alle Event-Spezifikationen eingestellt und eine Vorlage geladen.

Hier, unter dem Reiter „Allgemein“ werden Eventeinstellungen zu Start, Ende und maximaler Anzahl an Gästen festgelegt. Die Einstellungsmöglichkeiten im Detail:

  • Eventname: Hier wird die Domain des Events definiert. Erlaubte Zeichen sind A-Z,a-z,0-9,-
  • Adminstrator: Ist der Eigentümer des Events
  • Start: Zeitpunkt der Verfügbarkeit der Plattform
  • Ende: End-Zeitpunk der Verfügbarkeit der Plattform. Wird dieses Datum erreicht, wird das Event automatisch archiviert.
  • Veranstaltungstag: Erster Tag der Veranstaltung
  • Maximalanzahl an Gästen: Nach erreichen der Maximalanzahl der Gäste wird die Registrierung automatisch geschlossen

Einstellungen zu Modus, Stages und weiteres werden im Reiter Einstellungen angepasst. Die Einstellungen im Detail:

  • Modus
    • Öffentlich: Alle Seiten der Plattform sind ohne Registrierung erreichbar
    • Öffentlich mit Registrierung: Seiten der Plattform sind ohne Registrierung erreichbar, es wird jedoch eine Registrierung angeboten.
    • Login: Gäste müssen sich in die Plattform einloggen, die Startseite ist die Seite „Login“, Gäste können sich nicht selbstständig registrieren.
    • Registrierung: Gäste können sich selbstständig registrieren, die Startseite der Plattform ist die Registrierseite
    • Einladungscode: Die Startseite der Plattform ist die Startseite des Einladungsmanagements.
    • Paywall: Die Starseite der Plattform ist die Starseite der Paywall.
  • Anzahl der Stages: Definiert die angezeigte Anzahl der Stages im Event
  • Umleitungs-URL: Hier kann eine Url hinterlegt werden auf die weitergeleitet wird nachdem das Event archiviert wurde.
  • Registrierungsbenachrichtigung senden: Wird diese Funktion aktiviert wird bei jeder Registrierung eine E-Mail an den Eigentümer des Events versendet.
  • Als Vorlage speichern: hier kann defniert werden ob das Event als Vorlage dienen soll. Wird die Funktion aktiviert kann dieses Event als Vorlage für ein anderes Event herangezogen werden.

Unter dem Reiter „Lokalisierung“ werden Einstellungen zu Sprache angepasst. Die Einstellungsmöglichkeiten im Detail:

  • Sprachen: Multiple Choice Auswahl. Hier werden alle verfügbaren Sprachen angewählt. Diese werden anschließend im Event angeboten.
  • Standardsprache: Ist die Sprache die nach einer Registrierung eines Gastes verwendet wird.

Der Reiter „Benutzer“ wird verwendet um Administratoren zum Event hinzuzufügen.

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