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Erfolge feiern und Teamgeist stärken: In zehn Schritten zum perfekten Mitarbeiterfest

Mach dein Firmenevent zum Highlight – mit ONevents, deiner Event-Software

Das Wir-Gefühl stärken und dem Team Wertschätzung erweisen: Ein Mitarbeiter-Event hat viele Vorteile – allerdings auch einen großen Nachteil: der hohe Organisationsaufwand. Doch mithilfe der ONevents-Software bekommst du ein Tool an die Hand, mit dem du die Planung deiner Veranstaltungen stets im Griff hast. Berücksichtige die 10 goldenen Regeln zur Organisation deines Sommerfests oder deiner Weihnachtsfeier – und veranstalte ein Mitarbeiterfest, das in Erinnerung bleibt.

1. Überleg dir ein Konzept! – Die Basis eines erfolgreichen Mitarbeiterfestes:

Möchtest du ein Sommerfest organisieren, ein Team-Event oder eine Weihnachtsfeier? Willst du deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hochleben lassen oder sogar deren Familien für den Rückhalt danken? Jedes unvergessliche Event beginnt mit einer Idee. Schau dich auf der ONevents-Plattform um und hol dir auf diesem Weg inspirierende Ideen und Tipps für dein Mitarbeiterfest! Oder nutz einfach gleich die „Mitarbeiterfest-Vorlage“ der ONevents-Software und du hast die wichtigsten Schritte bereits vorgefertigt!

2. Plane nachhaltig! – Verantwortung zeigen:

Nachhaltige Events sind gefragter denn je. Mit umweltfreundlichem Feiern lebst du nachhaltige Werte und kommunizierst sie auch. Bei einem Green Event gibt es viele Vorgaben, die in der Planung berücksichtigt werden müssen. In der ONevents-Software gibt es eine eigene Vorlage, mit deren Hilfe du eine Green Event-taugliche Seite für deine Veranstaltung erstellen kannst. Das erleichtert die Zertifizierung. Zudem ist ONevents ein klimafreundliches Unternehmen und kann auch Kontakt zu Green-Event-Berater*innen herstellen.

3. Leg ein Datum fest! – Der perfekte Zeitpunkt für deine Feier:

Die festliche Stimmung im Advent nutzen oder das angenehme Wetter im Frühling oder Sommer genießen? Der perfekte Zeitpunkt für ein Mitarbeiterfest hängt von der Art des Events ab. In jedem Fall solltest du bei der Wahl des Termins Ferien- und Urlaubszeiten sowie religiöse Feiertage meiden! Wenn du dein Mitarbeiterfest mit der ONevents-Software planst, behältst du immer den Überblick, wie viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum festgelegten Datum dabei sein können! Damit möglichst alle Gäste Zeit haben, lohnt es sich, früh genug ein „Save-the-Date“ auszusenden.

4. Save the Date! – Informiere die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig!

Sobald das Datum steht, kannst du ein „Save-the-Date“ versenden – am besten ein paar Monate vor dem Fest. Das ist noch keine formelle Einladung, sondern eine Vorab-Information. So können die Gäste den Termin blockieren und eventuell Reisevorbereitungen treffen. Das „Save-the-Date“ muss keine Details zu Programm und Location preisgeben. Stattdessen kannst du dank der ONevents-Software das „Save-the-Date“ sogar nutzen, um weitere Informationen einzuholen. Du kannst erfragen, wer kommen kann, und Umfragen zu gewünschten Unternehmungen einbauen. Mit der ONevents-Vorlage „Mitarbeiterfest“ steht dir bereits ein „Save-the-date“-Mail zur Verfügung, das du anpassen und sofort versenden kannst.

 5. Sorge für magische Momente! – Das perfekte Programm für dein Mitarbeiterfest

Dank der Rückmeldungen vom „Save-the-date“ wird deine Planung konkreter. Jetzt kennst du die Anzahl und Wünsche der Gäste. Neben gutem Essen darf ein Unterhaltungsprogramm wie Spiele oder gemeinsame Aktivitäten nicht fehlen. Der Spaß steht im Vordergrund. Auf der ONevents-Plattform findest du Tipps zu Locations, Künstler -Acts, Musik oder Catering-Unternehmen von anderen ONevents-Usern. Schau dich doch um! Auch die Software selbst bietet die Möglichkeit für interaktive Spiele – ganz einfach per Web-App.

6. Lade deine Gäste ein! – Die Einladung als Aushängeschild deines Mitarbeiterfests:

Die offiziellen Einladungen zu einem Mitarbeiterfest sollten etwa sechs bis acht Wochen vor dem Veranstaltungstermin verschickt werden. Diese Einladung kann gedruckt verteilt oder versendet, oder ganz umweltfreundlich per E-Mail verschickt werden. Mit der Vorlage „Mitarbeiterfest“ der ONevents-Software kannst du deine Einladung an dein Firmendesign anpassen und verschicken. Auf gedruckte Einladungen können QR-Code oder Zahlencodes mit Link zur Plattform aufgedruckt werden – auch das lässt sich mit der ONevents-Software einfach umsetzen. Auf diese Weise kannst du Menü-Wünsche, Allergien oder Hotel-Bedarf abfragen.

7. Erstelle einen Regieplan! – Kontrolle behalten und effizient planen:

Ein Regieplan beinhaltet die Zeitplanung bis zur Feier, die Aufgabenverteilung und alle Informationen zu Musik, Catering und Programm. Auf der ONevents-Plattform hast du stets im Blick, wer das Fest mit seiner Teilnahme bereichern wird und welche Bedürfnisse die Gäste haben. Wenn für die Anreise Busse gebucht werden sollen, kann auch das über die Software alles digital erfasst werden. Wenn du Unterstützung bei der Planung/Buchung von Catering & Co brauchst – schaue dich doch in der ONevents Community um. Dort findest du sicher die richtigen Partner.

8. Halt deine Gäste auf dem Laufenden! – Reminder und Tickets versenden:

Bleib in Kontakt mit deinen Gästen! Auf der ONevents-Plattform kannst du mit den Gästen in Kontakt treten: Jene, die noch keine Rückmeldung gegeben haben, bekommen einen Reminder, an jene, die zugesagt haben, schickst du Event-Details und Tickets. Wer eine Unterkunft benötigt, wird mit den nötigen Infos versorgt – alles individuell und mit einem Klick. Auf der ONevents-Plattform laufen alle Fäden zusammen. Statt unzähliger Excel-Tabellen, vergessener Notizen und verschiedene Versionen von Listen sind du alle Infos an einem Ort und stets aktuell. Updates lassen sich ganz simpel aktualisieren und alle im Planungsprozess eingebundenen Personen sind auf demselben Stand.  

9. Empfange deine Gäste stilvoll! – Ein warmes Willkommen:

Ein schneller, unkomplizierter Check-in ist das Tor zum gelungenen Mitarbeiterfest. Auf der ONevents-Plattform hast du deine Gästeliste perfekt vorbereitet. Beim Eintreffen werden die Tickets einfach per WebApp gescannt. So fühlen sich die Gäste von der ersten Sekunde an gut aufgehoben. Dazu ist keine teure Technik nötig – denn das Smartphone haben alle Gäste meist dabei. Du kannst ihnen mithilfe der gespeicherten Informationen auf der Plattform ihren Platz zuweisen oder jedem Gast ein Badge mit Namen und Position ausdrucken, um das Netzwerken zu erleichtern.

10. Schaffe Erinnerungen! – Kontakt und Fotos nach dem Mitarbeiterfest:

Besondere Momente muss man festhalten! Ob Fotobox oder professionelle Fotograf*innen: Mit ein paar Klicks lässt sich mit der ONevents-Software auch die Foto-Funktion einrichten. So werden die Fotos direkt auf die Plattform hochgeladen. Im Anschluss an das Mitarbeiterfest kannst du den Gästen ein Dankeschön und den Link zu den Fotos schicken. Auf diese Weise holst du am besten auch gleich ein Feedback ein. Bei Green-Events ist eine Feedback-Möglichkeit sogar Vorschrift, aber auch sonst gehört es zum guten Ton, nachzufragen, wie das Fest angekommen ist. Auch für diese E-Mail gibt es in der ONevents-Vorlage passend vorgefertigte Nachrichten. So bleibt das Mitarbeiterfest in guter Erinnerung.

Mit der ONevents-Vorlage „Mitarbeiterfest“ kannst du all diese Schritte zu deinem erfolgreichen Mitarbeiterfest ganz simpel und effizient planen und auf diese Weise mit wenig Aufwand ein unvergessliches Event kreieren! Die Vorlagen sind alle flexibel auszuwählen und können perfekt an das Unternehmensdesign angepasst werden. Wenn du dazu noch Unterstützung brauchst, kannst du gerne unseren Support-Service buchen.

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