5 Must-Knows für hybride Events

Der große Trend, das oft gesagte Wort: „Machen wir ein hybrides Event“. Das ist oft leichter gesagt als getan. Hybride Event bringen viele Stolperfallen mit sich und diese zu umgehen ist enorm wichtig. Wir haben mal 5 zusammengetragen die uns für sehr wichtig erscheinen.

1. Hybride Events sind Neuland für uns alle.

Events – wohl keine Branche ist von der Covid19-Pandemie mehr beeinträchtigt. Versammlungsverbote, neue Hygienevorschriften und starke logistische Einschränkungen verunsichern viele Unternehmen, ob und wie Veranstaltungen überhaupt noch stattfinden können. Eine Planungssicherheit scheint aktuell unmöglich.

Doch wie so oft, bringt auch diese Krise innovative Ideen und neue Möglichkeiten hervor. Bereits seit längerer Zeit gibt es den Nischenmarkt der hybriden Events. Aufgrund der aktuellen Lage rückt dieses Veranstaltungsformat mehr und mehr in den Fokus. Anstatt zu hoffen und zu beten, dass Events wieder stattfinden können, wählen mittlerweile viele unserer Kunden diese neue Lösung: sie planen ihr anstehendes Event gleich hybrid oder sogar komplett digital.

2. Planungssicherheit

Oftmals scheuen sich Veranstalter jedoch davor, die gewohnten und vielfach erprobten Live-Veranstaltungskonzepte über Bord zu werfen. Die Möglichkeiten von digitalen und hybriden Events sind daher für unsere Kunden noch häufig komplettes Neuland.

Es ist uns daher ein großes Anliegen, unsere Kunden vor der Buchung ihres hybriden Events intensiv und umfassend zu beraten, denn wir können sehr gut nachvollziehen, dass Umdenken und Abweichen von gewohnten Strukturen im ersten Moment schwer fällt.

Aber es lohnt sich! Denn hybride und digitale Events bieten reichlich Innovationspotential, volle Flexibilität und vor allem – Durchführungssicherheit!

3. Internetverbindung

Ohne Internet geht nichts mehr. Ist das Internet weg oder schlecht – ist das Event zu Ende. Aus. Deswegen ist es unglaublich wichtig eine stabile, schnelle Internetverbindung sicher zu stellen. Streamt man eine Veranstaltung mit verschiedenen Break-Out Sessions, Panels und sind auch noch die Gäste vor Ort im Stream, kann es schnell zu Engpässen in der Verbindung kommen. Noch dazu, wenn dann bei den Live-Sessions Gäste aus aller Welt zugeschaltet werden – da ist die Verbindung schnell ausgelastet. Viele professionelle Veranstaltungslocations sind schon gut auf hybride Events vorbereitet – ein Backup einzuplanen ist aber nie verkehrt.

4. Vorbereitung & Planung

Die gründliche Vorbereitung eines hybriden Events ist enorm wichtig für das Gelingen des interaktiven Erlebnisses. Improvisation ist in der programmierten, digitalen Welt nicht immer einfach – ist etwas nicht programmiert, weil keiner daran gedacht hat, dann gibt es die Funktion oder das Element einfach nicht. Alle Wege und jeder Link müssen auf der Plattform durchgespielt, ausprobiert und angeklickt werden. Um das alles zeitgerecht zu erledigen, ist es wichtig, genug Zeit für die Vorbereitung einzuplanen.

5. Mut

Da sind wir wieder bei Punkt 1 – hybride Events sind Neuland für uns alle und deswegen werden auch (noch) Fehler verziehen. Wir haben enorm viele, neue Möglichkeiten Events zu gestalten. Der Weg zum besten digitalen Event ist noch nicht gefunden und wird sich auch immer ändern. Wichtig ist, den ersten Schritt zu machen – und das am besten gemeinsam.